A continuación, algunos ejemplos reales (simplificados y sin datos sensibles) de lo que estamos desplegando en organizaciones con las que trabajamos desde INCIPY.

1. Recursos Humanos, onboarding y formación

Una compañía del sector servicios partía de un manual de onboarding de más de 120 páginas que casi nadie leía completo. Con NotebookLM han:

• Subido el manual y la documentación clave a un notebook.
• Generado guías de bienvenida por rol (corporativo, operaciones, mandos intermedios).
• Creado FAQs para managers con las preguntas más habituales de las nuevas incorporaciones.
• Construido flashcards y quizzes para que las personas recién llegadas puedan validar lo que han entendido.

El equipo de RRHH utiliza NotebookLM para actualizar fácilmente estos materiales cada vez que cambian políticas o procesos, sin tener que rehacer todo desde cero.

2. Academias internas y upskilling

En proyectos de academias internas que hemos impulsado desde INCIPY, NotebookLM se está utilizando para:

• Subir contenidos de cursos, guías, procedimientos y presentaciones.
• Generar guías de estudio adaptadas a distintos niveles de conocimiento.
• Crear preguntas tipo test y casos prácticos para dinamizar las sesiones.
• Convertir parte de los contenidos en resúmenes de audio, fáciles de consumir en movilidad.

El resultado: menos esfuerzo de diseño de materiales “desde cero” y más tiempo para tutorizar, acompañar y hacer seguimiento.

3. Marketing y ventas: del caos de información a los argumentarios

Un equipo de marketing B2B, presente en varios países, tenía:

• Estudios de mercado en PDF.
• Entrevistas a clientes en distintos formatos.
• Documentación de producto dispersa entre equipos locales.

Con NotebookLM han creado un notebook por línea de producto, en el que han unificado todas esas fuentes. Desde ahí:

• Generan argumentarios comerciales por segmento (por sector, tamaño de empresa, país).
• Extraen insights de cliente que alimentan campañas de marketing.
• Producen guiones de vídeo para campañas y presentaciones comerciales para la red de ventas.

Los equipos locales pueden adaptar estos materiales a su contexto sin romper la coherencia del mensaje.

4. Dirección, estrategia e innovación: el notebook del proyecto

En proyectos de transformación organizativa, trabajamos con dirección y equipos clave con un “notebook de proyecto” que reúne:

• El diagnóstico inicial.
• Las minutas de comités y workshops.
• Los planes de acción y los documentos de trabajo.

NotebookLM se utiliza para:

• Preparar resúmenes ejecutivos para comités y consejos.
• Sintetizar decisiones, riesgos y próximos pasos.
• Generar líneas de tiempo con hitos y dependencias.

Esto reduce la sensación de “infoxicación” y ayuda a que todas las personas clave compartan una misma visión del proyecto.

5. Operaciones, legal y compliance

En áreas legales y de cumplimiento, NotebookLM se está usando para:

• Comparar distintas versiones de políticas o normativas.
• Extraer requisitos clave de nuevas regulaciones.
• Generar FAQs internas para el resto de la organización, en un lenguaje más claro.

De este modo, el equipo jurídico puede dedicar más tiempo a la interpretación y al acompañamiento, y menos a tareas repetitivas de síntesis.

Cualquier herramienta de IA que trabaje con documentación interna exige hablar de confianza y gobernanza. Algunas recomendaciones básicas:

1. Clasifica la información antes de subirla

No todo lo que tienes en Drive debería entrar en un notebook.

• Empieza por contenidos de bajo o medio riesgo (formación, procesos, documentación que ya es pública internamente).
• Evita, al menos al principio, documentos con datos personales, información especialmente sensible o contratos críticos.

2. Coordínate con IT, Legal y Seguridad

Antes de desplegar NotebookLM de forma masiva:

• Valida las condiciones de uso y tratamiento de datos de la herramienta.
• Define qué tipos de documentos están permitidos y cuáles no.
• Asegura que hay controles mínimos sobre quién puede crear notebooks y qué puede subir a cada uno.

3. Crea entornos de prueba controlados

Empieza siempre con pilotos acotados:

• Equipos concretos (por ejemplo, RRHH, Formación, un área de negocio).
• Un volumen limitado de fuentes, cuidadosamente seleccionadas.

Documenta aprendizajes y buenas prácticas antes de escalar. Esto te ayudará a crear una guía interna de uso responsable de la IA.

4. Forma y acompaña a las personas usuarias

La tecnología es importante, pero el cambio está en las personas:

• Explica qué se puede y qué no se puede subir a NotebookLM.
• Enseña a revisar las respuestas críticamente y a comprobar las referencias.
• Crea grupos para compartir sus usos y eficacia.
• Trabaja la comunicación interna para desplegar en toda la organización
• Comparte ejemplos de usos recomendados y usos a evitar.

Este bloque de gobernanza es clave para la “T” de Trustworthiness: no se trata solo de “que funcione”, sino de que funcione de manera segura y alineada con la cultura y las normas de la organización.

Probablemente sí, si:

• Tu empresa trabaja con muchos documentos largos (políticas, informes, estudios, manuales).
• Tienes equipos que dedican horas a resumir, comparar y explicar información a otras áreas.
• Estás diseñando o rediseñando tu academia interna u onboarding.
• Ya usas Google Workspace o estás abierta/o a integrar herramientas nativas de ese ecosistema.
• Estás empezando a construir tu roadmap de IA y buscas casos de uso claros, con impacto rápido y tu compañía ha decidido incorporarla de forma segura.

Quizá no sea la pieza principal, o no lo sea aún, si:

• Tu reto está sobre todo en chats IA y en canales externos.
• Tu ecosistema tecnológico está muy centrado en otras suites (por ejemplo, Microsoft 365) y prefieres concentrar ahí tus esfuerzos iniciales de IA.

Una forma pragmática de empezar podría ser:

1. Elegir un caso de uso concreto
   Por ejemplo, onboarding, formación comercial, apoyo a proyectos estratégicos o síntesis de normativa.
2. Seleccionar un conjunto limitado de fuentes “buenas”
   No se trata de subir todo tu Drive, sino de construir un notebook cuidado y coherente.
3. Definir qué outputs quieres validar
   Resúmenes ejecutivos, mapas mentales, vídeos, quizzes, FAQs… Acotar esto ayuda a medir impacto.
4. Pilotar con un grupo reducido de personas usuarias reales
   Incluye perfiles de negocio, RRHH, marketing, etc., no solo IT o Innovación.
5. Medir impacto
   Tiempo ahorrado, claridad de los materiales, facilidad para encontrar la información, satisfacción de las personas usuarias.

Decidir cómo escalar
A partir de los resultados, define si lo escalas, lo combinas con otras herramientas (ChatGPT, Notion AI, Perplexity…) o lo reservas para usos específicos.

La pregunta clave no es si NotebookLM es “mejor” o “peor” que otras IA, sino qué lugar ocupa dentro de tu estrategia digital e IA, de datos y de personas.

En INCIPY trabajamos la IA no como una colección de herramientas aisladas, sino como parte de un roadmap IA estructurado, holístico y compartido , que incluye:

• Diagnóstico de madurez digital e IA.
• Definición de la Estrategia IA como parte de la estrategia empresarial
• Identificación, priorización y aprobación de proyectos por impacto y viabilidad.
• Pilotos con herramientas como NotebookLM, ChatGPT, Gemini, Copilot M365 u otras soluciones especializadas y proyectos de agentes IA, automatizaciones, modelos de ML, Omnicanalidad, hiperpersonalización… data driven.
• Acompañamiento en la gestión del cambio cultural y la formación de equipos.
• Medición de impacto y escalado de las iniciativas que funcionan.

Desde nuestras iniciativas en IA aplicada al negocio —semanas temáticas, eventos, estudios y whitepapers— vemos una constante:
las empresas que ganan no son las que prueban más herramientas, sino las que integran bien unas pocas en su día a día y sobre todo como parte de una estrategia de trasnformación IA Driven.

Si quieres explorar cómo encaja NotebookLM en tu organización —o qué combinación de herramientas de IA tiene más sentido para tu contexto— podemos ayudarte a diseñar ese camino.